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[名律師]

H1B雇主的档案保存责任

欧阳婉贞律师Law Office of W.Ohyan,P.L.L.C.
于 February 07, 2018 at 16:09:12:

世界名人网讯 针对美国政府对H1B加强查核及执行时,H1B雇主需要注意他们按照法律需要负担的档案保存责任。

H1B雇主除了要保存一般雇主应该保存的人事资料外,根据有关法律规定,需同时保存有关的H1B的公开档案资料。一般大众可以要求查看这方面资料(但没有权利要求雇主提供这种资料的影印件)。

这种H1B雇主的公开档案保存责任,包括下列档案文件:

雇主签了名的劳工部核准的Labor Condition Application(LCA)(ETA 9035E或ETA9035)及相关的证明文件

ETA9035 CP(cover page)

有关H1B员工薪资的文件,譬如聘雇书信

在公司内部依法发布的公告通知(internal notice)—在申请H1B工作签证时,雇主需要在公司内部两个地方,公告明示有关LCA的资讯。期间是10个工作天。公告后,由负责公告的人在公告的文件上签名存档。

对支付所有其他类似资历及担任类似职务的员工实际薪水的制度(包括加薪的制度)需全面清楚的描述

对流行工资(PrevailingWage)的薪资标准及资料来源需全面清楚的描述

对所有员工(包括H1B员工及其他员工)提供的福利的制度需做摘要叙述

支付H1B员工的薪水的记录,

支付H1B员工福利的记录

如果雇主同时雇佣其他人担任与H1B员工类似的职位,雇主需要同时保存下列文件:

1.支付这些其他担任类似职务的员工薪水的记录

2.支付这些其他担任类似职务的员工其他福利记录

3.如果这类其他员工的薪水/福利和H1B员工薪水/福利有不同地方,要解释为什么不同

4.申办H1B的工作签证时的律师费应该是由雇主支付;如果是由H1B员工支付,那么支付给H1B员工的薪水,应该比担任同样职务的其他员工的薪水额高

如果H1B员工的职位是一个特殊的职位,雇主并没有同时雇佣其他人担任与H1B员工类似的职位,雇主要说明H1B员工的职位的特殊性

其他依照税法被认为属于“一个雇主”的相关企业资料

如果公司结构改变:

1.受让的新公司的税号及名称

2.受让的新公司出具的宣誓书,表示接受原来旧公司的所有LCA的责任/债务

3.转到新公司工作的所有H1B员工的名单,有关的LaborCondition Application,及转让生效日期

4.新公司对实际支付所有员工薪水制度的描述

这种H1B雇主的公开档案保存责任,要求的保存期限如下:

所有员工的薪资记录,需要从文件制作时开始,至少保存3年(但是如果有政府的执行程序发动或正在进行,则需保存到程序按照规定结束时为止);

其他文件:

1.如果雇佣了H1B员工,需保存直到该H1B员工雇佣结束之后的一年后;

2.如果并没有雇佣H1B员工,则需保存直到有关的LCA上的截止日期到期后的一年后,或在LCA撤回的情况下,则需保存直到撤回之后的一年。

欧阳婉贞律师事务所

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电话:713-772-9622 713-772-9639

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